项目管理知识在系统集成项目中的应用

来源:大家网 发布日期:2011-04-27 09:35

大家网 www.bcgjwl.com 随着信息技术的飞速发展,IT系统集成项目越来越复杂,规模也越来越庞大,个人单打独斗的作坊式管理已经越来越不适应发展的需要,因此引入项目管理成为IT企业当务之急。软件项目管理则是整个系统集成项目管理中的一个重要组成部分。从概念上讲,软件项目管理是为了使软件项目能够按照预定的范围、成本、进度等方面顺利完成,而对其范围、成本、进度、质量等进行分析和管理的活动。实际上,软件项目管理的意义不仅仅如此,进行软件项目管理有利于将开发人员的个人开发能力转化成企业的开发能力,企业的软件开发能力越高,则表明这个企业的软件开发能力越趋于成熟,企业就越能稳定发展。以下是我们在广西A企业管理信息系统建设项目中运用的一些具体项目管理知识与实践探索。

  A企业信息化项目案例介绍:

  项目名称: 广西A企业管理信息系统。

  此项目的发起人: A企业信息部。

  项目时间要求: 2002年11月开始2003年6月底完成,历时8个月。

  项目背景 :在本项目实施以前,该企业的信息化建设已有一定基础,在财务部门已经上了一套基于FOXPRO数据库的财务系统,在管理部门也有一些企业自行开发的统计查询系统,硬件和网络也具备了一定规模,但企业各业务部门的信息化几乎还处于手工管理状态之下,而且信息孤岛现象比较严重,这些都严重制约了企业效率和管理水平的提高。

  项目目标:在升级客户原有财务、业务数据基础上,完善企业内部网络系统,建立以财务、业务一体化为目标,并适应企业发展的管理信息系统。

  项目总结:通过在A企业信息系统项目中运用项目管理方法,使本项目得到了比较顺利的实施,较高质量地达到了项目目标。虽然在项目中,客户需求几次发生变更,人员也发生一些变动,使项目延期一个月才完成,但由于双方在项目过程中的积极合作,加上项目进程的明晰、可控,使项目得到了用户的认可与好评。

 

全面的范围管理

  做过项目的人可能都会有这样的经历:一个项目做了很久,感觉总是做不完,用户总是有新的需求要项目开发方来做,就像一个“无底洞”。实际上,这里涉及到一个“范围管理”的概念。项目中哪些该做,哪些不该做,做到什么程度,都是由“范围管理”来决定的。项目范围管理的主要过程有启动、范围计划、范围定义、范围核实、范围变更控制等,在A企业ERP项目过程中,我们应用范围管理的方法如下:

  1.启动阶段的范围管理

  (1) 分步实施的策略

  A企业信息化项目整个项目范围覆盖了企业管理的各个方面,全面启动,必然需要大量的人员配备,很长的实施周期。同时由于实施初期用户对ERP的认识不够,容易使整个实施过程达不到预期的效果。

  因此在实施过程中我们采用 “整体规划、分步实施、重点突破”的原则。将整个实施分为二个阶段,第一阶段集中精力保证企业的核心业务(财务+进销存)的顺利运行。第二阶段在总结前期实施经验的基础上,全面推广,将业务扩展到人力资源、设备、客户关系管理等各个方面。

  (2) 充分的需求分析调研

  业务需求分析是明确项目范围的基础,为了保证用户需求分析的全面,准确。在向用户进行需求分析调研时,我们首先制定了详细的需求分析计划,明确规定需求调研时间,用户参加人员,调研方法、内容,实施人员;同时要求实施人员依据项目背景资料及以前其他项目的实施经验做好需求调研准备,认真编制需求分析问卷,以避免在调研中过程遗漏相关内容;在调研过程中实施人员积极对用户进行启发,使用户能有条理,系统地描述需求,并在调研中详细记录调研问题的答案,在此基础上编制用户需求说明书。

  2. 计划阶段的范围管理

  准确的范围定义是项目范围管理的基础,在计划阶段,我们采取了以下措施,保证项目范围的准确定义。

  (1) 制定范围计划

  在对企业进行业务调查和需求分析的基础上,明确定义系统范围。在执行过程中,我们首先制定范围说明书。在范围说明书中明确定义项目范围,各阶段的交付物,以及采用的实施方法(用友安易软件项目实施方法论),并对相应功能进行细致描述,避免在理解上双方发生歧义。

  (2) 范围定义

  在范围说明书的基础上,我们采用自上而下的方法,按照系统的不同组成划分了WBS(参见下图)。范围细化至每个特定的工作包,使得分解后的任务可管理,可定量检查,使项目实施人员有章可循,同时便于项目经理在不同阶段有效控制中间成果同时不至于陷入到项目细节中去。

 

3. 执行过程中的范围管理

  (1) 促进用户参与的项目组织结构

  在项目实施过程中我们组建了包括关键用户、用户职能经理和用户项目经理在内的项目组织结构。在项目实施过程中,用户方项目经理参与关键事项的讨论及决策,用户职能经理参与本部门业务流程定义,系统测试验收并负责本部门对口业务的项目推进工作。关键用户应全职参与项目,并成为项目的中坚力量。

  促进用户参加项目组,不仅增加了双方沟通和交流的机会,使用户与项目实施人员在一起工作的过程中充分了解项目的范围,实施进展,面临的问题及其解决方法,并对项目的实施形成共识,避免对项目范围及进展理解上的差异,有利于项目的顺利实施。

  (2) 定期例会,用户参与

  为了保证在项目过程中对重要问题及时做出决策,对项目的范围、成果和进度及时通报,我们建立了ERP项目组例会制度。 通过项目例会制度,用户能够不断对项目范围及已经取得的成果进行确认,避免了在项目实施后期范围变更的巨大风险。

  (3) 阶段交付物用户确认

  在该项目实施过程中,在项目实施的各阶段我们提供了以下交付物由用户确认,在上一阶段交付物确认后,才能开始下一阶段的工作。

  4. 范围变更管理

  变更的管理是项目范围管理的重要组成之一,项目的范围计划不出现任何改变几乎是不可能的。范围变更的原因是多方面的,如用户要求增加产品功能等。因此我们在项目管理体系中应该包含一套严格、实用、高效的变更程序,它对管好项目至关重要。为了防止A项目范围的无效蔓延,保证项目顺利进行,我们双方讨论规定对用户的范围变更请求,一律通过书面变更申请提出,并经双方项目经理审核后,视不同情况,做出相应的处理。对于不涉及整个业务流程修改的变更,一般给予满足;涉及整个业务流程修改的变更,则视变更大小考虑是否满足用户要求。

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